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莊偉茵
莊偉茵

主辦活動的功力

發佈時間: 2019/10/18

無論是因為工作或朋友關係,時常有機會出席各類型活動,亦不時要舉辦大型活動或宴會,扮演被邀請方又或是主辦方,所以好留意每個活動的安排,從中學習如何能夠令到活動順利成功舉行。

籌備活動要兼顧的事情既多又煩瑣,由活動主題、內容、主禮嘉賓、賓客邀請名單、跟進出席率、場地布置、表演項目、台聲燈的配合、座位編排,到菜單及小禮品的選擇,都需要仔細安排,有時看似微不足道的小問題,卻可能令賓客留下不愉快的經歷。

有一句俗語:「台上一分鐘,台下十年功」,不單是表演者的心聲,也是對每個活動的籌備單位的考驗,希望令到出席賓客滿意,同時又做到活動想達至的目標和預期效果,用心製作、團隊協作及現場執生至為重要。

我認識有位長輩,他相識滿天下,每年的聚餐可以說是城中盛事。不要小看這頓晚餐,單是座位安排已甚考功夫,要做到配合禮儀,又要令同枱賓客融洽共處,實在不容易。幸好他擁有一副超強記憶的腦袋,清楚了解各位朋友的關係,加上他的忠誠團隊合作多年,所以每次都令大家度過愉快的晚上,期待每年的聚會。

最怕遇到一些晚宴的安排,主辦方堆砌表演及抽獎項目,卻在表演進行中滿場飛,不但沒有尊重表演者的專業,亦懶理參加者的感受,但求自己達到目標,這些活動最令人反感。其實成功的活動,得到參加者的認同,亦是對個人信譽或品牌形象的肯定。

(本欄逢周五刊登)

撰文: 莊偉茵 中華電力有限公司企業發展總裁
欄名: 亦莊亦閒